Indicaciones sobre el uso de Cisco Webex Teams y Webex Meetings

Indicaciones generales

Como usuario o usuaria, genera la siguiente información:

  • Registros de reuniones y conversaciones
  • Datos cargados

La información que genera no permanece en la plataforma si la borra.

Zonas borradas: El plazo de eliminación es de 60 días.

Definiciones y requisitos

Área

  • Al crear un área, siempre se debe determinar un moderador o una moderadora. El moderador o la moderadora debe formar parte del personal de Toll Collect.
  • Antes de abandonar el área, el moderador o la moderadora debe comprobar si todavía hay personas asignadas al área. O bien se transfiere la función de moderación a otra persona del área, o el moderador o la moderadora elimina a todas las personas, borra los datos y cierra el área.

Contenido del chat

  • Al compartir información a través del chat con una o varias personas, se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
    • ¿Estos datos son relevantes para todo el mundo?
    • ¿Son los datos confidenciales?
    • ¿Tiene sentido compartir los datos por chat? Es decir, ¿no sería mejor enviarlos por correo electrónico por motivos de trazabilidad?
    • ¿Se siguen necesitando los datos después de las reuniones?
    • El chat no sustituye a la documentación. Se debe comprobar que se registren los datos intercambiados en una documentación, o que sean la base de un acta de reunión.
    • Se recomienda que el moderador o la moderadora decida si los datos se deben borrar al finalizar la reunión.
  • La herramienta ofrece la posibilidad de intercambiar información a través de distintos medios. Por lo tanto, no se deben sortear ni sustituir los procesos establecidos.

Reuniones

  • Videollamada
    • Asegúrese de que no se vea información confidencial de ningún tipo en el fondo, por ejemplo, planos que se encuentren en la oficina. Como alternativa, se pueden utilizar imágenes de fondos.
  • Compartir la pantalla
    • Solo se deben compartir ventanas que sean relevantes.
    • Compartir solo la información que los participantes deban ver realmente. Es decir, no se debe compartir ninguna información confidencial que se pueda copiar con una captura de pantalla.
  • El moderador, la moderadora o el invitado debe cortar la teleconferencia una vez terminada la reunión.

Información adicional

Teams muestra los participantes externos del chat resaltados por separado. Los participantes del chat de Toll Collect deben considerar si se trata de una conversación interna de Toll Collect o una conversación con externos.