Pokyny na používanie služieb Webex Teams a Webex Meetings

Všeobecné informácie

Ako používateľ/používateľka vygenerujete tieto informácie:

  • záznamy schôdzí a rokovaní
  • nahraté údaje

Vami vygenerované informácie nezostanú na platforme, ak ich vymažete.

Vymazané oblasti: Lehota na vymazanie je 60 dní

Definície a požiadavky

Oblasť

  • Pri vytvorení tejto oblasti vždy musí byť určený moderátor/moderátorka. Moderátor/moderátorka musí byť zamestnanec/zamestnankyňa spoločnosti Toll Collect.
  • Pred odchodom z oblasti musí moderátor/moderátorka skontrolovať, či sú ľudia stále priradení k danej oblasti. Buď sa moderovanie odovzdá inej osobe v oblasti, alebo moderátor/moderátorka odstráni všetky osoby, vymaže údaje a oblasť uzavrie.

Obsahy četov

  • Pri šírení informácií prostredníctvom četu jednej alebo viacerým osobám je potrebné zohľadniť nasledujúce body:
    • Sú tieto údaje pre všetkých relevantné?
    • Sú tieto údaje dôverné?
    • Má spôsob distribúcie prostredníctvom četu zmysel; prípadne by bolo z dôvodu vysledovateľnosti lepšie zasielanie prostredníctvom e-mailu?
    • Sú tieto údaje po ukončení schôdze ešte potrebné?
    • Čet nenahrádza dokumentáciu. Je potrebné preveriť, či sú vymieňané údaje zahrnuté v dokumentácii alebo sú podkladom pre protokol zo schôdze.
    • Odporúčame, aby moderátor/moderátorka rozhodol/rozhodla, či je potrebné tieto údaje po ukončení schôdze vymazať.
  • Nástroj ponúka možnosť výmeny informácií prostredníctvom rôznych médií, zavedené procesy sa ním nedajú nahradiť/obísť.

Schôdze

  • Videohovor
    • Zabezpečte, aby v pozadí neboli viditeľné žiadne dôverné informácie, napr. plány v kancelárii. Prípadne je tu možnosť vypnúť obrázky na pozadí.
  • Zdieľať obrazovku
    • Zdieľať len relevantné okná.
    • Zdieľajte len informácie, ktoré účastníci/účastníčky môžu skutočne vidieť, t. j. žiadne dôverné informácie, ktoré by sa dali duplikovať pomocou snímky obrazovky.
  • Moderátor/moderátorka alebo pozývajúci musí na konci stretnutia odpojiť konferenciu.

Doplňujúce informácie

Teams zvýrazňuje externých účastníkov četu samostatne. Pracovníci Toll Collect zúčastňujúci sa četu musia dávať pozor na to, či sa konverzácia uskutočňuje ako interná konverzácia v rámci spoločnosti alebo spolu s externými účastníkmi.