Napotki za uporabo storitev Cisco Webex Teams in Webex Meetings

Splošni napotki

Kot uporabniki ustvarite naslednje podatke:

  • posnetke sestankov in pogovorov
  • naložene podatke

Podatki, ki ste jih ustvarili, ne ostanejo na platformi, če jih izbrišete.

Izbrisana področja: Rok za izbris je 60 dni

Definicije in zahteve

Področje

  • Pri ustvarjanju področja mora biti vedno imenovan moderator. Moderator mora biti uslužbenec družbe Toll Collect.
  • Preden zapusti območje, mora moderator preveriti, ali so ljudje še vedno dodeljeni območju. Bodisi se moderiranje preda drugi osebi v področju ali pa moderator odstrani vse osebe, izbriše podatke in zapre področje.

Vsebine klepeta

  • Pri posredovanju informacij prek klepeta eni ali več osebam je treba upoštevati naslednje točke:
    • Ali so ti podatki pomembni za vse?
    • Ali so podatki zaupni?
    • Ali je posredovanje prek klepeta smiselno; morda bi bilo podatke zaradi sledljivosti in preglednosti bolje poslati po e-pošti?
    • Ali so podatki še potrebni po koncu sestanka?
    • Klepet ne nadomešča dokumentacije. Preveriti je treba, ali so izmenjani podatki vključeni v dokumentacijo ali so podlaga za zapisnik sestanka.
    • Priporočljivo je, da se moderator po končanem srečanju odloči, ali bo podatke izbrisal.
  • Orodje nudi možnost izmenjave informacij preko različnih medijev, vzpostavljeni procesi niso namenjeni zamenjavi/obhodu.

Sestanki

  • Video klic
    • Poskrbite, da v ozadju niso vidne nobene zaupne informacije, npr. načrti v pisarni. Druga možnost je, da uporabite slike ozadja.
  • Skupna raba zaslona
    • V skupno rabo dajte samo pomembna okna.
    • Delite samo informacije, ki jih udeleženci res smejo videti, tj. nobenih zaupnih informacij, ki jih je mogoče razmnoževati s posnetkom zaslona.
  • Moderator ali gostitelj mora po koncu sestanka izključiti telefonsko konferenco.

Dodatne informacije

Teams posebej izpostavi zunanje udeležence klepeta. Udeleženci klepeta družbe Toll Collect naj bodo pozorni na to, ali pogovor poteka znotraj družbe Toll Collect ali skupaj z zunanjimi osebami.