Privacyverklaring van het meldpunt Compliance

Toll Collect GmbH verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens met betrekking tot het gebruik van een meldpunt onder de hieronder genoemde voorwaarden.

De verantwoordelijke instantie voor de verwerking van persoonsgegevens voor het meldpunt in de zin van de AVG is

Toll Collect GmbH
Linkstr. 4
10785 Berlijn
Telefoon: +49 30 74077-0
Fax: +49 30 74077-2222

De functionaris voor gegevensbescherming van Toll Collect is te bereiken via:

Er is een zogenoemd klokkenluiderssysteem opgezet om meldingen van zowel medewerkers van Toll Collect als externe partijen te ontvangen en te verwerken met betrekking tot klachten, juridische overtredingen of dreigende schade jegens Toll Collect GmbH.

De verwerking van de bijbehorende persoonsgegevens door het indienen en de verdere verwerking van meldingen van medewerkers van Toll Collect is gebaseerd op artikel 6, alinea 1, sub c AVG in samenhang met de artikelen 10, alinea 1, 13, alinea 1 Wet bescherming klokkenluiders). Als er aanwijzingen zijn voor mogelijke strafbare feiten door een medewerker van Toll Collect, dan is de verwerking van persoonsgegevens in verband met verdere verwerking gebaseerd op artikel 26 alinea 1 zin 2 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz, Duitse wetgeving m.b.t. de bescherming van persoonsgegevens).

Indien externe partijen besluiten hun identiteit bekend te maken bij het indienen van meldingen, is de verwerking van de identificatiegegevens van de melder gebaseerd op zijn of haar toestemming in overeenstemming met artikel 6, alinea 1, sub a AVG. De verdere verwerking van informatie van externe partijen is gebaseerd op artikel 6, alinea 1, sub f AVG. Het nagestreefde legitieme belang is de mogelijkheid om strafbaar gedrag te voorkomen en te vervolgen.

Bij het indienen van een melding verzamelt Toll Collect GmbH in de regel de volgende informatie, op voorwaarde dat de melding niet anoniem is gedaan:

• Identificatie- en communicatiegegevens van de klokkenluider
• Arbeidsstatus bij het Toll Collect-concern
• Namen en andere persoonsgegevens die in de melding worden aangegeven

De toegang tot de melding is beperkt tot een zeer beperkte kring van uitdrukkelijk geautoriseerde medewerkers van Toll Collect GmbH en de gegevens worden vertrouwelijk behandeld. Er is geen bescherming van de vertrouwelijkheid als klokkenluiders opzettelijk of met grove nalatigheid onjuiste informatie over een overtreding melden of personen in diskrediet willen brengen.

In bepaalde gevallen bestaat er op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming een verplichting om de beschuldigde persoon op de hoogte te stellen van de tegen hem ingebrachte beschuldigingen. Uw identiteit als de persoon die de informatie verstrekt of eventuele gegevens die uw identiteit kunnen onthullen, worden voor zover juridisch mogelijk niet openbaar gemaakt.

Indien er een overeenkomstige wettelijke verplichting bestaat of als het noodzakelijk is om de melding te verduidelijken, kunnen persoonsgegevens aan externe instanties worden doorgegeven. Hierbij gaat het onder meer om wetshandhavings- en administratieve autoriteiten, rechtbanken, advocatenkantoren en accountantskantoren.

Er vindt geen overdracht van persoonsgegevens naar derde landen of internationale organisaties plaats.

Toll Collect slaat uw persoonsgegevens slechts zo lang op als toegestaan volgens de regelgeving inzake gegevensbescherming. De documentatie van een melding wordt conform artikel 11 alinea 5 van de Wet bescherming klokkenluiders drie jaar na afronding van de procedure verwijderd. De documentatie kan voor een langere periode worden bewaard om aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders of andere wettelijke bepalingen te voldoen, zolang dit noodzakelijk en proportioneel is.

U hebt jegens ons de volgende rechten met betrekking tot de u betreffende persoonsgegevens:

1. recht op informatie,

2. recht op correctie,

3. recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"),

4. recht op beperking van de verwerking,

5. recht op herroeping van de verwerking,

6. recht op overdraagbaarheid van de gegevens.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken. Het intrekken van de toestemming bij het indienen van de melding kan uitsluitend binnen een maand plaatsvinden, omdat Toll Collect in bepaalde gevallen overeenkomstig artikel 14, alinea 3, sub a AVG verplicht is om de beschuldigde persoon binnen een maand over de beschuldigingen en het uitgevoerde onderzoek te informeren. Verwijdering of stopzetting van de gegevensverwerking is dan niet meer mogelijk. De herroepingstermijn kan worden ingekort indien de aard van de melding onmiddellijke inschakeling van een autoriteit of rechter vereist. Naast het dossier bij Toll Collect GmbH bevinden de identificatiegegevens zich dan tevens in de dossiers van de autoriteit of rechtbank.

U hebt bovendien het recht om bij een toezichtsorgaan voor de gegevensbescherming bezwaar aan te tekenen tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Toll Collect.

U bent niet verplicht om ons enige informatie te verstrekken. Zonder verwerking van bepaalde persoonsgegevens kunnen sommige meldingen echter mogelijk niet worden verwerkt.

Geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG (algemene verordening gegevensbescherming) wordt niet gebruikt.

Mocht u verdere vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met