Anders dan bij het gebruik van vignetten, berekent en int het tolsysteem de kosten in functie van de afgelegde afstand. Het systeem zorgt er ook voor dat de verkeersstroom tijdens de tolheffing niet wordt belemmerd. In tegenstelling tot gebruikelijke systemen is het met Toll Collect niet nodig om de voertuigen te doen vertragen of stoppen en hoeven geen opgelegde rijstroken te worden gevolgd.
Als duaal systeem biedt het tolsysteem twee basisopties voor het boeken: automatisch boeken via een voertuigtoestel en handmatig boeken via een app, op het internet of bij een tolterminal.
Het systeem voor automatisch boeken is gebaseerd op een innovatieve combinatie van mobiele telefoontechnologie (GSM) met het satellietplaatsbepalingssysteem GPS (Global Positioning System). De kern van het automatisch boeken is een voertuigtoestel, de zogenaamde on-board unit (OBU), dat met behulp van satellietsignalen de positie en de afgelegde afstand van de vrachtwagen bepaalt. Het voertuigtoestel stuurt deze ritgegevens en voertuigspecifieke kenmerken met een tijdvertraging en in gecodeerde vorm naar het rekencentrum. Pas in het rekencentrum van Toll Collect worden de rijgegevens toegewezen aan het tolplichtige wegennet. De tol voor de tolplichtige trajecten wordt daarna in het rekencentrum op basis van de voertuigspecifieke kenmerken berekend.
Als alternatief biedt Toll Collect de mogelijkheid om handmatig te boeken via een app, via internet of bij een tolterminal. De procedure lijkt op het aankopen van een vervoerbewijs. De bestuurder voert alle relevante voertuiggegevens in en legt het starttijdstip en het vertrek- en aankomstpunt van de rit vast. Het traject wordt berekend op basis van de gegevens van de bestuurder rekening houdend met voertuigspecifieke rijrestricties zoals afgesloten wegen of gewichtsbeperkingen.
