Datenschutzerklärung für Online-Bewerbungen

Erstellung eines Nutzeraccounts und Anmeldung

Durch die Verwendung eines Nutzeraccounts auf unserer Karriere-Webseite können Sie über eine Einzelbewerbung hinaus weitere Optionen nutzen und individuelle Einstellungen vornehmen.

Wenn Sie einen Nutzeraccount erstellen, erheben wir bestimmte Pflichtangaben (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Benutzername und Passwort). Die Pflichtangaben für die Erstellung eines Nutzeraccounts sind mit einem Sternchen versehen und für die Erstellung des Nutzeraccounts erforderlich. Die Nichtbereitstellung dieser Pflichtangaben hätte zur Folge, dass Sie keinen Nutzeraccount erstellen können.

Bei den Feldern, die nicht mit einem Sternchen versehen sind, handelt es sich nicht um Pflichtangaben. Diese Angaben können Sie uns freiwillig mitteilen. Die Bereitstellung dieser Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet, uns diese Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte keine Folgen für Sie.

Wenn Sie sich mit Ihrem Nutzeraccount anmelden, verwenden wir Ihre Zugangsdaten (Benutzername und Passwort), um Ihnen den Zugang zum Nutzeraccount zu gewähren und diesen zu verwalten.

Die Zugangsdaten verwenden wir, um Sie beim Login zu authentifizieren und Anfragen zur Rücksetzung Ihres Passworts nachzugehen. Die von Ihnen bei der Erstellung des Nutzeraccounts oder einer Anmeldung eingegebenen Daten verwenden wir, 1) um Ihre Berechtigung zur Verwaltung des Nutzeraccounts zu verifizieren, 2) um mit Ihnen zu einem Bewerbungsverfahren in Kontakt zu treten und 3) um Ihnen technische oder rechtliche Hinweise, Sicherheitsmeldungen oder andere Nachrichten, die etwa die Verwaltung Ihres Nutzeraccounts betreffen, senden zu können.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bewerbung

Sofern Sie sich online auf eine ausgeschriebene Stelle oder initiativ bewerben möchten, können Sie Ihre personenbezogenen Daten selbst in das entsprechende Online-Formular auf unserer Karriere-Webseite eintragen und Ihre Bewerbungsunterlagen hinterlegen.

Für die Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle können Sie uns die folgenden personenbezogenen Daten über das Online-Formular bereitstellen:

Anrede
Akademischer Titel
Vorname, Nachname
Angabe, wie Sie die ausgeschriebene Position gefunden haben
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Anschreiben
Lebenslaufdaten (z.B. Schulbildung, Berufsausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse)
Dokumente im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung (z.B. Bewerbungsfotos, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Zertifikate, Arbeitsproben etc.)
Position, auf die Sie sich bewerben
Angabe, ob Sie über ein Sprachniveau von mindestens B2 in Deutsch verfügen
Angabe, ob Sie über eine Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung in der Bundesrepublik Deutschland verfügen

Für eine Initiativbewerbung können Sie uns die folgenden personenbezogenen Daten über das Online-Formular bereitstellen:

Anrede
Akademischer Titel
Vorname, Nachname
E-Mail-Adresse
Angabe, für welches Berufsfeld Sie sich interessieren
Angabe, auf welcher Karrierestufe Sie sich befinden
Angabe, an welchem Standort Sie gerne arbeiten würden
Lebenslaufdaten (z.B. Schulbildung, Berufsausbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse)
Dokumente im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung (z.B. Bewerbungsfotos, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Zertifikate, Arbeitsproben etc.)
Angabe, ob Sie über ein Sprachniveau von mindestens B2 in Deutsch verfügen
Angabe, ob Sie über eine Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung in der Bundesrepublik Deutschland verfügen

Die Pflichtangaben für die Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle oder eine Initiativbewerbung sind mit einem Sternchen versehen und für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Die Nichtbereitstellung dieser Pflichtangaben hätte zur Folge, dass Sie sich nicht über das Online-Formular bei uns bewerben können.

Bei den Feldern, die nicht mit einem Sternchen versehen sind, handelt es sich nicht um Pflichtangaben. Diese Angaben können Sie uns freiwillig mitteilen. Die Bereitstellung dieser Daten ist nicht gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss erforderlich. Sie sind nicht verpflichtet ist, uns diese Daten bereitzustellen. Die Nichtbereitstellung hätte keine Folgen für Sie.

Alternativ zur Bereitstellung Ihres Lebenslaufs in dem Online-Formular können Sie die personenbezogenen Daten, die Sie in Ihrem Profil des sozialen Netzwerks XING hinterlegt haben, importieren. Sofern Sie diese Funktion des Online-Formulars nutzen, übermittelt uns die New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten aus Ihrem XING-Profil.

Sofern Sie sich bei uns per E-Mail bewerben, übernehmen wir die relevanten Daten aus den von Ihnen übersendeten Bewerbungsunterlagen in unser Bewerbungsmanagementsystem.

Toll Collect verarbeitet die während des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten, um Ihre Eignung für die auszuübende Tätigkeit festzustellen und eine Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu treffen. Sofern wir uns für Sie entscheiden, übernehmen wir diese personenbezogenen Daten zum Zwecke der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses anschließend in den ordentlichen Personalverwaltungsprozess. Die Rechtsgrundlagen für diese Verarbeitungen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 S. 1 BDSG.

Sofern Sie uns im Online-Formular mitteilen, wie Sie die ausgeschriebene Position gefunden haben, ist die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser freiwilligen Angabe Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie erfolgt zu dem Zweck, den Erfolg unserer Personalgewinnungsmaßnahmen besser einschätzen zu können. Sie hat keinerlei Auswirkungen auf Ihr Bewerbungsverfahren.

Sollten wir uns nicht für Sie entscheiden, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für sechs Monate ab dem Zeitpunkt der Absage, um uns gegen einen etwaigen Vorwurf, gegen das Benachteiligungsverbot nach dem AGG verstoßen zu haben, verteidigen zu können. Sofern Sie Ihre Bewerbung selbst zurücknehmen, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten ebenfalls für sechs Monate ab dem Zeitpunkt der Rücknahme der Bewerbung.

CV-Parser

Toll Collect verarbeitet die von Ihnen bereitgestellten Bewerbungsunterlagen mittels KI-Technologie zu dem Zweck, Lebenslaufdaten zu extrahieren und in eine strukturierte Form zu überführen (sog. „CV-Parsing“).

Toll Collect verwendet für das CV-Parsing einen in das Bewerbungsmanagementsystem integrierten Dienst der Textkernel B.V., Nieuwendammerkade 26 A 5, (1022AB) Amsterdam, Niederlande, die die personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO für Toll Collect verarbeitet. Die Datenverarbeitung findet auf einem Server in Deutschland in einer gesicherten Umgebung statt.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Toll Collect an der Verarbeitung besteht darin, den Bewerbungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.

Ihre personenbezogenen Daten werden nach der Verarbeitung aus dem Zwischenspeicher bei Textkernel B.V. gelöscht.

Videointerviews

Toll Collect führt zum Zwecke der Bewerberauswahl Videointerviews durch. Eine Aufzeichnung von Bild und Ton findet während der Videointerviews nicht statt.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Toll Collect verwendet für die Durchführung von Videointerviews den Dienst Cisco Webex Meetings. Diesen Dienst beziehen wir von der T-Systems Road User Services GmbH, Friedrich-Ebert-Allee 140, 53113 Bonn, die die personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 DSGVO für Toll Collect verarbeitet.

Die T-Systems Road User Services GmbH setzt für die Erbringung des Dienstes ihrerseits den Unter-Auftragsverarbeiter Cisco International Limited, 9-11 New Square, Bedfont Lakes, Feltham TW14 8HA, UK, ein.

Cisco International Limited lässt die personenbezogenen Daten, die für die Nutzung des Dienstes verarbeitet werden, in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. Die EU-Kommission hat mit dem Data Privacy Framework am 10.7.2023 einen Angemessenheitsbeschluss erlassen, nach dem das Datenschutzniveau für die unter dem Data Privacy Framework zertifizierten Unternehmen in den USA als sicher anerkannt wird. Dieser Angemessenheitsbeschluss findet auch auf die Verarbeitungen, die mittels Cisco Webex Webex Meeting durchgeführt werden, Anwendung. Cisco International Limited setzt zudem die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission für die Übermittlung personenbezogener Daten an ihre Unter-Auftragsverarbeiter in Drittländer ein.

Mitbestimmung bei personellen Einzelmaßnahmen

Toll Collect ist gemäß § 99 Abs. 1 S. 1 BetrVG dazu verpflichtet, den Betriebsrat vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung zu unterrichten, ihm die erforderlichen Bewerbungsunterlagen vorzulegen und Auskunft über die Person der Beteiligten zu geben. Zu diesem Zweck legen wir die personenbezogenen Daten Ihrer Bewerbung gegenüber dem Betriebsrat der Toll Collect offen.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. § 99 Abs. 1 S. 1 BetrVG.

Talentpool

Toll Collect beabsichtigt, interessante Bewerbungen nach erfolglosem Abschluss eines Bewerbungsverfahrens in einem Talentpool zu speichern und dazu zu verwenden, sie mit den Anforderungen anderer vakanter Stellen bei uns abzugleichen, um bei Übereinstimmung mit einer geeigneten freien Position erneut Kontakt mit den Bewerbern aufzunehmen und gegebenenfalls ein neues Bewerbungsverfahren einzuleiten.

Sofern wir Ihnen die Aufnahme in den Talentpool anbieten, können Sie uns Ihre Einwilligung erteilen, dass die personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des gesamten Bewerbungsverfahrens mitgeteilt haben (z.B. in Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen, Bewerber-Interviews), für 12 Monate über das Ende des konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert werden dürfen und wir Sie nach einem erfolgreichem Abgleich mit anderen vakanten Stellen benachrichtigen dürfen, um das Bewerbungsverfahren bezüglich einer anderen vakanten Stelle einzuleiten. Sofern Sie in Ihrem Bewerbungsschreiben oder anderen von Ihnen im Bewerbungsverfahren eingereichten Unterlagen selbst „besondere Kategorien personenbezogener Daten“ nach Art. 9 DSGVO mitgeteilt haben (z.B. ein Foto, das die sog. rassische oder ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über Schwerbehinderteneigenschaft usw.), bezieht sich die Einwilligung auch auf diese Daten.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.

Die Erklärung der Einwilligung erfolgt freiwillig. Sie kann sie ohne Angabe von Gründen verweigert werden, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten hätten.

Die Einwilligung gilt so lange, bis sie widerrufen wird. Diesen Widerruf können Sie zu jedem späteren Zeitpunkt ohne Angabe von Gründen per E-Mail (karriere@toll-collect.de) erklären.

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Soweit für die weitere Verarbeitung Ihrer Daten eine anderweitige Rechtsgrundlage besteht, ist Toll Collect zu dieser berechtigt. Andernfalls werden Ihre Daten bei Widerruf der Einwilligung gelöscht. Gesetzliche Erlaubnistatbestände für die Datenverarbeitung – etwa aus steuerrechtlichen Vorschriften, wenn Sie eine Erstattung von Bewerbungskosten erhalten haben – bleiben von einem Widerruf unberührt, da die Einwilligung derartige Verarbeitungen nicht umfasst.

Sofern Sie in die Aufnahme in den Talentpool eingewilligt haben, speichert Toll Collect Ihre Daten für 12 Monate. Nach Ablauf dieser Zeit werden die gespeicherten Daten von der Toll Collect GmbH eigenständig und unwiderruflich gelöscht. Ihre Einwilligungserklärung speichert Toll Collect für drei Jahre ab dem Zeitpunkt ihrer letztmaligen Verwendung bzw. für drei Jahre ab dem Zeitpunkt des Widerrufs.

Besuch der Karriere-Webseite

Beim Besuch der Karriere-Webseite werden zu Betriebs- und Wartungszwecken Interaktion aufgezeichnet ("Systemprotokolle"), die für den Betrieb der Webseite erforderlich oder zu Zwecken der Systemsicherheit verarbeitet werden, um etwa Angriffsmuster oder rechtwidriges Nutzungsverhalten zu analysieren ("Beweisfunktion").

Ihr Internetbrowser übermittelt im Rahmen des Zugriffs auf das Karriereportal automatisiert die folgenden Daten:

Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Browsertyp und -version
verwendetes Betriebssystem
Menge der gesendeten Daten
IP Adresse des Zugriffs

Diese Daten dienen nicht der unmittelbaren Zuordnung im Rahmen des Bewerbermanagements und werden entsprechend der legitimen Aufbewahrungsfristen zeitnah wieder gelöscht, sofern aus rechtlichen oder tatsächlichen Gründen, etwa zu Beweiszwecken, keine längere Aufbewahrung erforderlich ist. Im Einzelfall kommt eine Aufbewahrung zu den genannten Zwecken in Betracht.

Die Verarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass der Zugriff auf diese Informationen im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich ist, um Ihnen den gewünschten Dienst zur Verfügung stellen zu können.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Toll Collect an der Verarbeitung besteht darin, einen sicheren Betrieb der Karriere-Webseite zu gewährleisten.

Session-Cookie

Wir speichern sogenannte Cookies, um Ihnen einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten und die Nutzung unserer Webseiten komfortabler zu gestalten. „Cookies“ sind kleine Dateien, die mit Hilfe Ihres Internetbrowsers auf Ihrem Rechner gespeichert werden. Wenn Sie den Einsatz von Cookies nicht wünschen, können Sie das Speichern von „Cookies“ auf Ihrem Endgerät durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang der Karriere-Webseite dadurch eingeschränkt sein können.

Wir setzen auf der Karriere-Webseite das Cookie JSESSIONID als technisch notwendiges Session-Cookie. Dieses speichert eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Endgerät wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Karriere-Webseite zurückkehren.

Die Verarbeitung ist dadurch gerechtfertigt, dass die Speicherung sowie der Zugriff auf diese Informationen im Sinne von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG erforderlich ist, um Ihnen den gewünschten Dienst zur Verfügung stellen zu können.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse der Toll Collect an der Verarbeitung besteht darin, Probleme in Situationen, in denen die vorangegangene Benutzeraktion für die Webanwendung relevant ist, zu vermeiden und so die Funktionsfähigkeit der Webanwendung zu gewährleisten.

Der Session-Cookie wird gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

Ihre Rechte

Sie haben die folgenden Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft
Recht auf Berichtigung
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Von dem Widerruf bleibt die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung unberührt.

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Automatisierte Entscheidungsfindung

Toll Collect trifft zum Zwecke der Bewerbervorauswahl bei Bewerbungen über das Online-Formular unserer Karriere-Webseite automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Zu diesem Zweck verwenden wir die von Ihnen erhobene Information, ob Sie über ein Sprachniveau von mindestens B2 in Deutsch und über eine Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung in der Bundesrepublik Deutschland verfügen, um zu überprüfen, ob Sie formal für die auszuübende Tätigkeit geeignet sind. Ein Sprachniveau von mindestens B2 in Deutsch und eine Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung in der Bundesrepublik Deutschland sind formale Voraussetzungen für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns. Sollten Sie über kein Sprachniveau von mindestens B2 in Deutsch oder über keine Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigung in der Bundesrepublik Deutschland verfügen, erfolgt keine Sichtung Ihrer Bewerbung durch menschliche Entscheider, sondern eine automatisiert getroffene Entscheidung zur Ablehnung Ihrer Bewerbung.

Die automatisierte Entscheidung ist dadurch gerechtfertigt, dass sie im Sinne von Art. 22 Abs. 2 lit. b DSGVO für den Abschluss eines Vertrags zwischen Ihnen als betroffene Person und uns als Verantwortlichen erforderlich ist. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Im Zusammenhang mit der automatisierten Entscheidung für die Bewerbervorauswahl haben Sie das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens Toll Collect, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung. Diese Rechte können Sie per E-Mail (karriere@toll-collect.de) geltend machen.

Datenschutz und Webseiten Dritter

Die Karriere-Webseite kann Hyperlinks zu Webseiten Dritter enthalten. Wenn Sie einen Hyperlink zu einer dieser Webseiten folgen, beachten Sie bitte, dass wir keine Verantwortung oder Gewähr für fremde Inhalte oder Datenschutzbedingungen nehmen können. Bitte vergewissern Sie sich der jeweils geltenden Datenschutzbedingungen, bevor Sie personenbezogene Daten an diese Webseiten übermitteln.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung ist:

Toll Collect GmbH

Linkstraße 4

10785 Berlin

Telefon: +49 30 740770

info@toll-collect.de

Name und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Unseren Datenschutzbeauftragten, den Sie für Fragen im Zusammenhang mit den Verarbeitungstätigkeiten von Toll Collect zu Rate ziehen können, erreichen Sie unter:

Betrieblicher Datenschutzbeauftragter