Conseils d’utilisation de Cisco Webex Teams et Webex Meetings

En qualité d’usager, vous générez ces informations :

• enregistrement de réunions et d’entretiens
• données chargées

Les informations que vous avez générées ne restent pas sur la plateforme si vous les supprimez.

Espaces supprimés : Le délai de suppression est de 60 jours

Espace

• Lors de la création d’un espace, il faut toujours désigner un(e) modérateur/modératrice. Le modérateur/la modératrice doit être un(e) collaborateur/collaboratrice de Toll Collect.
• Avant de quitter l’espace, le modérateur/la modératrice doit vérifier si des personnes sont encore affectées à l’espace. Soit la modération est transmise à une autre personne de l’espace, soit le modérateur/la modératrice supprime toutes les personnes, efface les données et ferme l’espace.

Contenu du chat

• Lors du partage d’informations via le chat avec une ou plusieurs personnes, les points suivants doivent être pris en considération :
  • Ces données sont-elles pertinentes pour tous ?
  • Ces données sont-elles confidentielles ?
  • La voie du partage par le chat est-elle judicieuse ; éventuellement, pour des raisons de traçabilité, l’envoi par courriel serait-il préférable ?
  • Ces données seront-elles encore nécessaires après la fin de la réunion ?
  • Le chat ne remplace aucune documentation. Il faut vérifier si les données échangées sont reprises dans une documentation ou constituent la base d’un compte-rendu de réunion.
  • Il est recommandé que le modérateur/la modératrice décide si les données doivent être supprimées à la fin de la réunion.
• L’outil offre la possibilité d’échanger des informations via différents médias, mais les processus établis ne doivent pas être remplacés/contournés.

Réunions

• Appel vidéo
  • Veillez à ce qu’aucune information confidentielle ne soit visible en arrière-plan, p. ex. des plans au bureau. Il est ici également possible d’afficher des images d’arrière-plan.
• Partage d’écran
  • Ne partager que les fenêtres pertinentes.
  • Ne partager que les informations que les participant(e)s sont réellement autorisé(e)s à voir, c’est-à-dire pas d’informations confidentielles qui pourraient être reproduites par une capture d’écran.
• Le modérateur/la modératrice ou l’organisateur doit couper la téléconférence à la fin de la réunion.

Teams met en évidence les participants externes au chat. Les participants au chat Toll Collect doivent savoir si la conversation est interne à Toll Collect ou si elle se déroule avec des personnes externes.