Instrukcja użytkowania programów Cisco Webex Teams i Webex Meetings

Jako użytkownik/użytkowniczka generują Państwo te informacje:

• nagrania spotkań i rozmów,
• załadowane pliki.

Informacje wygenerowane przez Państwa nie pozostają na platformie, jeśli zostaną przez Państwa usunięte.

Usunięte obszary: Okres usuwania danych wynosi 60 dni

Obszar

• Przy tworzeniu obszaru zawsze musi być wyznaczony moderator(ka). Moderator(ka) musi być pracownikiem/pracownicą Toll Collect.
• Przed opuszczeniem obszaru moderator(ka) musi sprawdzić, czy osoby są nadal przypisane do danego obszaru. Albo moderacja zostaje przekazana innej osobie z danego obszaru, albo moderator(ka) usuwa wszystkie osoby, kasuje dane i zamyka obszar.

Treść czatów

• Podczas dystrybucji informacji za pośrednictwem czatu do jednej lub więcej osób, należy rozważyć następujące kwestie:
  • Czy te dane są istotne dla wszystkich?
  • Czy dane są poufne?
  • Czy sposób dystrybucji za pośrednictwem czatu ma sens? Czy ewentualna wysyłka za pośrednictwem poczty elektronicznej byłaby lepsza ze względu na identyfikowalność?
  • Czy po zakończeniu spotkania dane są nadal potrzebne?
  • Czat nie zastępuje dokumentacji. Należy sprawdzić, czy wymieniane dane znajdują się w dokumentacji lub są podstawą do sporządzenia protokołu spotkania.
  • Zaleca się, aby moderator(ka) podjął/podjęła decyzję o usunięciu danych po zakończeniu spotkania.
• Narzędzie oferuje możliwość wymiany informacji za pośrednictwem różnych mediów, ustalone procesy nie powinny być przy jego pomocy zastępowane/obchodzone.

Meetings

• Połączenie wideo
  • Należy zadbać o to, aby w tle nie było widać żadnych informacji poufnych, np. planów w biurze. Alternatywnie, istnieje tutaj opcja wyświetlania obrazów w tle.
• Udostępnianie ekranu
  • Należy udostępniać tylko odpowiednie okna.
  • Należy udostępniać tylko te informacje, które uczestnicy rzeczywiście mają prawo zobaczyć, tzn. żadnych poufnych informacji, które mogłyby zostać powielone przez zrzut ekranu.
• Moderator(ka) lub osoba zapraszająca musi odłączyć telekonferencję po zakończeniu spotkania.

W aplikacji Teams zewnętrzni uczestnicy czatu są wyświetlani oddzielnie, z wyróżnieniem. Uczestnicy czatu Toll Collect powinni zwrócić uwagę na to, czy rozmowa odbywa się wewnątrz firmy Toll Collect, czy z osobami z zewnątrz.