Pokyny k užívání nástrojů Cisco Webex Teams a Webex Meetings
Všeobecné pokyny
Jakožto uživatel generujete tyto informace:
- záznamy ze schůzky a rozhovorů
- načtené údaje
Informace, které vygenerujete, nezůstanou na platformě, pokud je smažete.
Vymazané oblasti: Lhůta výmazu činí 60 dnů
Definice a požadavky
Oblast
- Při vytváření oblasti musí být vždy určen moderátor. Moderátor musí být zaměstnancem společnosti Toll Collect.
- Před opuštěním oblasti musí moderátor zkontrolovat, zda jsou oblasti stále přiřazeny osoby. Buď je moderování předáno jiné osobě v oblasti nebo moderátor odebere všechny osoby, smaže data a oblast uzavře.
Obsah chatu
- Při distribuci informací prostřednictvím chatu jedné nebo více osob je třeba vzít v úvahu následující body:
- Jsou tato data relevantní pro všechny?
- Jsou data důvěrné povahy?
- Má distribuce přes chat smysl; nebylo by lepší zasílání e-mailem z důvodu sledovatelnosti?
- Jsou data po skončení virtuální schůzky stále potřebná?
- Chat nenahrazuje dokumentaci. Musí se zkontrolovat, zda jsou vyměňovaná data zahrnuta v dokumentaci nebo jsou podkladem pro protokol schůzky.
- Doporučuje se, aby se moderátor po skončení schůzky rozhodl, zda data smaže nebo nikoli.
- Nástroj nabízí možnost výměny informací prostřednictvím různých médií, zavedené procesy nejsou tímto určeny k nahrazování/obcházení.
Schůzky
- Videohovor
- Ujistěte se prosím, že na pozadí virtuální schůzky nejsou viditelné žádné důvěrné informace, např. plány v kanceláři. Případně je zde možnost využít zobrazení obrázků na pozadí.
- Sdílení obrazovky
- Sdílejte pouze důležitá okna.
- Sdílejte pouze informace, které mohou účastníci skutečně vidět, tedy žádné důvěrné informace, které by mohly být duplikovány snímkem obrazovky.
- Moderátor nebo zvoucí osoba musí po skončení schůzky odpojit telekomunikaci.
Další informace
Teams zvýrazňuje externí účastníky chatu samostatně. Účastníci chatu Toll Collect by měli věnovat pozornost tomu, zda konverzace probíhá v rámci společnosti Toll Collect nebo s externími účastníky.