Pokyny k užívání nástrojů Cisco Webex Teams a Webex Meetings

Všeobecné pokyny

Jakožto uživatel generujete tyto informace:

  • záznamy ze schůzky a rozhovorů
  • načtené údaje

Informace, které vygenerujete, nezůstanou na platformě, pokud je smažete.

Vymazané oblasti: Lhůta výmazu činí 60 dnů

Definice a požadavky

Oblast

  • Při vytváření oblasti musí být vždy určen moderátor. Moderátor musí být zaměstnancem společnosti Toll Collect.
  • Před opuštěním oblasti musí moderátor zkontrolovat, zda jsou oblasti stále přiřazeny osoby. Buď je moderování předáno jiné osobě v oblasti nebo moderátor odebere všechny osoby, smaže data a oblast uzavře.

Obsah chatu

  • Při distribuci informací prostřednictvím chatu jedné nebo více osob je třeba vzít v úvahu následující body:
    • Jsou tato data relevantní pro všechny?
    • Jsou data důvěrné povahy?
    • Má distribuce přes chat smysl; nebylo by lepší zasílání e-mailem z důvodu sledovatelnosti?
    • Jsou data po skončení virtuální schůzky stále potřebná?
    • Chat nenahrazuje dokumentaci. Musí se zkontrolovat, zda jsou vyměňovaná data zahrnuta v dokumentaci nebo jsou podkladem pro protokol schůzky.
    • Doporučuje se, aby se moderátor po skončení schůzky rozhodl, zda data smaže nebo nikoli.
  • Nástroj nabízí možnost výměny informací prostřednictvím různých médií, zavedené procesy nejsou tímto určeny k nahrazování/obcházení.

Schůzky

  • Videohovor
    • Ujistěte se prosím, že na pozadí virtuální schůzky nejsou viditelné žádné důvěrné informace, např. plány v kanceláři. Případně je zde možnost využít zobrazení obrázků na pozadí.
  • Sdílení obrazovky
    • Sdílejte pouze důležitá okna.
    • Sdílejte pouze informace, které mohou účastníci skutečně vidět, tedy žádné důvěrné informace, které by mohly být duplikovány snímkem obrazovky.
  • Moderátor nebo zvoucí osoba musí po skončení schůzky odpojit telekomunikaci.

Další informace

Teams zvýrazňuje externí účastníky chatu samostatně. Účastníci chatu Toll Collect by měli věnovat pozornost tomu, zda konverzace probíhá v rámci společnosti Toll Collect nebo s externími účastníky.