Nutzungshinweise für Cisco Webex Teams und Webex Meetings

Als Nutzer*in generieren Sie diese Informationen:

• Meeting- und Gesprächsaufzeichnungen
• hochgeladene Daten

Von Ihnen generierte Informationen verbleiben nicht auf der Plattform, wenn diese durch Sie gelöscht werden.

Gelöschte Bereiche: Die Löschfrist beträgt 60 Tage

Bereich

• Bei der Anlage eines Bereiches muss immer ein/e Moderator*in bestimmt werden. Moderator*in muss ein/e Mitarbeiter*in von Toll Collect sein.
• Der/die Moderator*in muss vor dem Verlassen des Bereiches prüfen, ob dem Bereich noch Personen zugeordnet sind. Entweder wird die Moderation an eine andere Person des Bereiches übergeben oder der/die Moderator*in entfernt alle Personen, löscht die Daten und schließt den Bereich.

Chat-Inhalte

• Bei der Verteilung von Informationen über den Chat an eine oder mehreren Personen, sollten die folgenden Punkte beachtet werden:
  • Sind diese Daten für alle relevant?
  • Sind die Daten vertraulich?
  • Ist der Weg der Verteilung über den Chat sinnvoll; ggf. wäre aus Gründen der Nachvollziehbarkeit der Versand über E-Mail besser?
  • Sind die Daten nach Abschluss des Meetings noch notwendig?
  • Der Chat ersetzt keine Dokumentation. Zu prüfen ist, ob die ausgetauschten Daten in eine Dokumentation übernommen werden, bzw. Basis für ein Meetingprotokoll sind.
  • Es ist zu empfehlen, dass der/die Moderator*in entscheidet, ob die Daten nach Abschluss des Meetings zu löschen sind.
• Das Tool bietet die Möglichkeit, Informationen über verschiedene Medien auszutauschen, etablierte Prozesse sollen damit nicht ersetzt/umgangen werden.

Meetings

• Videoanruf
  • Bitte sorgen Sie dafür, dass keine vertraulichen Informationen im Hintergrund zu sehen sind, z. B. Pläne im Büro. Alternativ gibt es hier die Möglichkeit, Hintergrundbilder einzublenden.
• Bildschirm teilen
  • Nur relevante Fenster teilen.
  • Nur Informationen teilen, die die Teilnehmer*innen wirklich sehen dürfen, d.h. keine vertraulichen Informationen, die durch einen Screenshot vervielfältigt werden könnten.
• Der/die Moderator*in oder Einladende muss die Telko nach dem Ende des Meetings trennen.

Teams stellt externe Chat-Teilnehmende gesondert hervorgehoben dar. Toll Collect-Chat-Teilnehmende sollten darauf achten, ob eine Konversation Toll Collect-intern erfolgt, oder zusammen mit Externen.