Gebruiksinstructies voor Cisco Webex Teams en Webex Meetings

Als gebruiker genereert u de volgende informatie:

• Opnames van vergaderingen en gesprekken
• geüploade gegevens

Door u gegenereerde informatie blijft niet op het platform staan als deze door u wordt verwijderd.

Geschrapte domeinen: De verwijderingsperiode is 60 dagen

Domein

• Bij het creëren van een domein moet altijd een moderator worden aangewezen. De moderator moet een medewerker van Toll Collect zijn.
• Alvorens het domein te verlaten, moet de moderator nagaan of er nog personen aan het domein zijn toegewezen. Ofwel wordt het modereren overgedragen aan een andere persoon in het domein, ofwel verwijdert de moderator alle personen, verwijdert hij de gegevens en sluit hij het domein.

Inhoud van de chat

• Bij het verspreiden van informatie over de chat onder een of meer personen, moeten de volgende punten in aanmerking worden genomen:
  • Zijn deze gegevens relevant voor iedereen?
  • Zijn de gegevens vertrouwelijk?
  • Is de manier van verspreiding via chat zinvol; zou verzending via e-mail eventueel beter zijn om redenen van traceerbaarheid?
  • Zijn de gegevens na de vergadering nog nodig?
  • De chat vervangt geen documentatie. Er moet worden nagegaan of de uitgewisselde gegevens kunnen worden gebruikt voor documentatie of als basis voor de notulen van vergaderingen.
  • Aanbevolen wordt dat de moderator beslist of de gegevens na de vergadering moeten worden gewist.
• De tool biedt de mogelijkheid om via verschillende media informatie uit te wisselen; gevestigde processen mogen niet worden vervangen/omzeild.

Vergaderingen

• Videogesprek
  • Zorg ervoor dat er geen vertrouwelijke informatie op de achtergrond te zien is, bijvoorbeeld plannen in het kantoor. Als alternatief kan er ook een achtergrondafbeelding worden getoond.
• Beeldscherm delen
  • Alleen relevante vensters delen.
  • Alleen informatie delen die de deelnemers echt mogen zien, d.w.z. geen vertrouwelijke informatie die door middel van een screenshot kan worden gereproduceerd.
• De moderator of uitnodiger moet de videovergadering aan het einde van de meeting afsluiten.

Externe chatdeelnemers worden in Teams apart weergegeven. Chatdeelnemers van Toll Collect moeten erop letten of een gesprek intern bij Toll Collect plaatsvindt of met externe partijen.